- BCC ブラインドカーボンコピー blind carbon copy
- 「BCC」欄に表示のメールアドレスは本来の受信者にはわかりません。たとえば、部長が課長に出すメールのBBC欄に社長のアドレスを入れておきます。そうすると、社長は課長に知られずにそのメールを読むことができます。BCCを表示するには、「ヘルプメニュー」で「bcc 設定」を検索してください。
- CC 転送 カーボンコピー carbon copy
- CC（カーボンコピー）は、「私宛の他人のメールを、参考までにコピーを送ります」という意味です。転送は、送信者の許可を得てからにします。
送信者の許可なく、あるいは送信者に連絡せずに、第3者に転送するのはルール違反、プライバシーの侵害です。転送には最新の注意をはらってください。
CCのいわれは、タイプライタでカーボン紙を使ってコピーを作り配布するときに、宛て先にCCをつけてコピーであることを示したのが始まりです。電子メールなどでは、宛て先以外の人に参考としてメールを送る場合に使われる。
- Re： ～の件 Regarding
- Reとは、Regarding（～の件）の略です。replyの略ではありません。あるメッセージに対し、返信をすると自動的に「Re:」が表示されます。
●記数英 ●か ●さ ●た ●な ●は ●ま ●や ●ら ●わ
い
- イーメールの原則はKiss→本文の形式
- イーメールの原則は、「簡潔」です。英語では、Keep it short and simple. の頭文字をとってKissといいます。受け取る方も短い方がありがたいものです。
- 言い訳
- ◇ 「す、すみませんでした。5行だけ言い訳をさせてください。｣
- 行く：「学校に行く」「学校へ行く」、どちらを使う？
- 文法的にどちらが正しいではなく、どちらを多用するかで決めて下さい。ことばは生き物です。実社会、ビジネスの世界では多い方を使うのがよろしいでしょう。
「学校に行く」150万件
「学校へ行く」56万件 （2006年1１月調査、By
Google）
-
- 依頼のメール
- 依頼のメールには、相手にことわってもかまわないことをつけくわえると親切です。
◇「よろしくおねがいします。でもダメモトで～す。ご気軽に (^_^)。 」
◇「お手数をおかけします。ご無理ならノーレスで結構です。」
◇「ご検討ください。おさしつかえがあるようでしたら、このメール無視してください。」
◇「ご協力いただけるとうれしいです。ご無理はなさらないでください。」
◇「業界一の貴兄に頼みたいことがあります。」
◇「伏して、_(._.)_、お願い申し上げます。」
◇ 「実は、その～、え～っと。…。それで、というわけで、勇気をふりしぼって、エイッとクリックします。」
◇ 「いま、ひたいの汗をぬぐいながらメールをしています。それで、あのう～、実は…。」
-
う
- ウェブメール
- メールの送受信を、インターネットエクスプローラなどのブラウザから行える無料のメールシステムです。 どこでも利用でき、ウイルスの心配もないため、利用者がどんどんふえています。私もgmailを使っています。一つ注意しなければならないことはパスワードを残さないように、一旦電源を切るなどの措置をすることです。
無料電子メール
え
- お礼のメール
- 要路の人(えらい人)にあったなら、すぐにひとことお礼のメールを出すのが礼儀です。でないと、無駄なひとときを過ごしたな、と誤解されてしまいます。お礼はすぐに出すと、短く雑ぱくでもOKです。時間がたつと、長い形式的な文が必要になり、重荷になります。いよいよ出すのがいやになります。「お礼はすぐに、3行でも」です。
◇「昨21日はおせわになりました。…の話、とても勉強になりました。感謝しています。まずは、お礼まで。」
◇ 「21日はお時間をいただき、ありがとうございました。またご連絡させていただきます。」
◇ 「21日の土曜日は、有意義な楽しいひとときをありがとうございました。末永くご指導のほどをお願いします。」
●記数英 ●あ ●さ ●た ●な ●は ●ま ●や ●ら ●わ
- 外国へのメール
- 外国に出すメールの注意【画像】
ＯＳやメールソフトは各国の言語に対応しています。１バイトコードの半角英数字は各国にありますが、２バイトコードの全角文字は国によってはありません。文字化けを避けるため外国に出すメールには全角文字を使用すべきではありません。
- 書き出しは日常語で
- 書き出しは、ふだんのことばではじめます。「こんにちは」や「こんばんは」は、送信時間帯がわかって便利です。
「謹啓、ますますご清勝の御事と、お慶び申し上げます」といった手紙文は敬遠されます。イーメールは効率一番、言文一緒体（話し言葉がメール文）を旨とするからです。
◇（本文冒頭）「お世話になります、桑原政則です。」
◇（本文冒頭）「おひさしぶりです。」
◇（本文冒頭）「こんにちは。」
◇（本文冒頭）「○○様」
-
き
く
け
- 件名は結論を
- 件名は新聞の見出しと同じで、結論を端的にしるすところです。メールは、新聞の記事と同じで、一番重要な点、一番書きたい事を最初に書きます。いいにくいことでも最初に書きます。
「おしらせ」「お願い」「質問です」「こんにちは」「熊谷マスで～す」では不適です。下のようにわかりやすく、ずばり書きます。
件名を正しく書いているうちに、付随効果として、物事を簡潔にまとめる力がついてきます。
◇件名：ベトナム行きの会合は9月12日
◇件名：ホームページ作成依頼に関するお願い
◇件名：ごきげんうかがい
こ
- ことわりのメール
- ことわりや不賛成のメールは、早めにはっきりと返信します。すぐ、ことわります。ぐすぐずしません。キモは「スグ」です。
◇ 「申し訳ありませんが、おことわりします」
◇ 「どうも、ムリっぽいようです」
◇ 「ちょっと違和感がありますので、遠慮させていただきます。」
◇ 「××の件、私の理解不足だと思いますが、賛成できかねます」
◇ 「今回は、遠慮させていただきます」
◇ 「不如意ですので、またの機会にさせていただきます。」
◇ 「親戚に不幸がありましたので、無理です。ご配慮ください。」
◇ 「せっかくお声をかけていただきましたが、当日はすでに先約がありますので、お許しください。またおさそいください。｣
◇ 「私にできることならご期待に添いたいところですが、私のところも不如意ですので、今回は失礼させていただきます。｣
◇ 「からだが二つあったら絶対参加ですが、…」
-
- ごぶさたメール
- 件名：ごきげんうかがい
◇「ひさしぶりです。クアラルンプールにきております」
◇ 「ごぶさたしております。元気でやっております」
◇ 「ごきげんいかがですか？」
●記数英 ●あ ●か ●た ●な ●は ●ま ●や ●ら ●わ
- 催促
- ◇「お手数ですが、○○日までに返信いただけるとたすかります。」
◇「早めに返事をいただけるとうれしいです。」
◇ 「首の長さが馬からキリンになりそうで～す。」
し
- 親しい人へのメールも慎重に
- メールをしゃべりことばで書いたとしても、相手には同じ雰囲気では伝わるとは限りません。 冗談や笑いはあらぬ方向にいってしまう場合があります。
また、 怒っている文章は、おさえて書いてあっても倍増して伝わります。怒りのメールは、まずは自分から自分に出して見ます。また、プリントアウトすると、画面上とニュアンスが異なります。さらに、1日は漬けておいた方が無難です。とくに情緒的になりがちな夜のメールは翌朝まで待ちます。
メールの行き違いで、友達と絶交するということもあります。 丁寧なことばで慎重にだすに越したことはありません。
- 自分から自分へ
- 大事な予定や約束は、念のために、自分あてにメールを送っておきます。こうするとうっかりミスの防止法になります。これもメールの意外な活用法です。
- 使用禁止文字
- 機種依存文字を使うとマッキントッシュなどの他の機種では、文字化けになってしまいます。以下は使用禁止文字です。
X 半角カタカナ。
X Ⅰ、Ⅱなどのローマ数字。
X ①、②などのマルつき数字。
X ㌔、㎞などの単位文字。
-
- 重要度
- 相手にとって大切な、あるいは緊急のメールを送信する際は、重要度のマークを付けて送信します。連発はさけます。たくさんのメールを受信する者にとっては、見落としもあるので、ありがたいこともあります。設定法は、「メール 重要度」「アウトルックエクスプレス 重要度」で検索してください。
- 称賛
- ◇「久しぶりに名人芸なるものを堪能させていただきました。」
◇「ただただ匠（たくみ）の技です。」
◇「勉強になりました。おかげさまで迷いが吹っ切れました。」
◇「いつものように元気のもとをいただきました。明日の空が輝いています。」
す
- スパムメール spam mail→ 迷惑メール
せ
そ
●記数英 ●あ ●か ●さ ●な ●は ●ま ●や ●ら ●わ
ち
- 長文には件名にその旨を
- 長い50行も越えるメールには、件名に[長文]という言葉を添えておくと親切です。
◇件名：[長文]12月のセミナーの件
つ
て
- 転送→CC
-
- 添付メール
- ウイルスの多くは添付ファイルで送り付けられてきます。添付ファイルを送る必要があるときは、まず第1便で次のような連絡を入れます。
「添付メールを送ります。重さは125kです。」 添付メールのサイズは200キロバイトまでにします。
- 知人からの予告なしの添付メールは、「なりすましウイルスメール」の場合があるので、相手に添付メールを送ったかどうかをまず確かめることが必要です。
添付メールを急いであけるのは禁物です。
と
- 友へのメールも慎重に→親しい人へのメールも慎重に
●記数英 ●あ ●か ●さ ●た ●な ●は ●ま ●や ●ら ●わ
に
ぬ
ね
- ネチケット
- ネチケットとは、ネット上のエチケットです。ネチケットで重要な心構えは「寛仁大度(かんにんたいど)」です。他の人の感情を傷つけるような、攻撃的、挑発的な内容を送ってはいけません。実生活においては、人は、言葉遣い、礼儀作法、体つき、肌、目、髪の色、体重、年齢、服装で判断されます。
しかし、イーメールでは、書いた文章の中身だけで、判断されてしまうので細心の注意が必要です。「ひとにやさしく、おのれにきびしく」がネチケットのカナメです。
の
●記数英 ●あ ●か ●さ ●た ●な ●ま ●や ●ら ●わ
- 初メール
- 初めてのメールにはその旨ひとこと添えると、「わかってるな」とおもってくれます。
◇（親しい人に冒頭で）「初メールです。 (^^ゞ ) 」
◇（冒頭に）「メールにて失礼します」
ひ
- ビジネスメール
- ビジネスメールの書き方AllAbout
ふ
- フォルダ：「とりあえず」フォルダと「要保存」フォルダ
- 「とりあえず」フォルダと「要保存」フォルダをつくっておき、メールを整理します。「とりあえず」フォルダには、今は読むひまがなく、あとで読む予定のものをいれておきます。読まないままになるかもしれませんが、かまいません。「要保存」フォルダには残しておいた方がいいメッセージを気軽にいれ、永久保存します。
へ
- 返信はすぐに
- メールの内容に対しての返事はあとでも、届いたことだけを返事しておくと、相手は安心します。これをおこなう人が意外に少ないです。
◇「メールいただきました。ありがとうございます。ご自愛下さい。」
◇「メール受け取りました。あとでご返事します。取り急ぎ。」
◇「メール拝受。感謝。祈ご健勝。」
- 返信不要
- 本文中に「返信不要」のひとことがあれば、忙時には助かります。なんと気のきいた人なんだろうと評価されます。
◇ 「以上、報告でした。レス不要です。」
◇ 「ご連絡まで。返信不要です。」
◇ 「この件ご無理でしたら、返信不要です。」
◇ 「このメールに返信は不要です」（本文中の冒頭に）
- ほめる →称賛
-
- 本文の形式
- ◇1文は60字以内にします。
◇1段落は5行以内にし、そのあと空白行を入れます。
◇段落はじめでも、1コマあけません。 一コマあけると、全角スペース、半角スペース、プロポーショナルのスペースなどが入り交じり、行頭が不揃いになるからです。
◇文の途中でも改行します。（この文がそうです。）
◇1文ごとに改行することもおこなわれます。
◇漢字を少なくします。私は、「表す」などの1字の訓読み漢字は「あらわす」とかな表記にします。
【文中改行の例】：仕事をつくり出す習慣を身につけよう邱永漢
【空白行】空白行は、2行、3行でもありです。しかし、そこまでやる大胆な人は稀少です。
●記数英 ●あ ●か ●さ ●た ●な ●は ●や ●ら ●わ
- 未開封に
- 一度開いたメールを未開封にすると、「処理済み」から「未処理」へリバースでき、あとでゆっくり読むことができます。「未処理」にするにはメッセージを右クリックします。
- メーラー
- メーラー（mailer）とは電子メールソフトのことです。
メーラー Yahoo!リンク集
- メールチェックは朝晩の2回
- メールチェックは朝晩の1日2回がふつうです。多くて3回です。あまりに頻繁にチェックすると、仕事に集中できません。会議中に携帯電話に応答するようなものです。「新着メールの通知音」ははずしておいた方がいいようです。
- メールの削除
- 一か月以上読んでないメルマガは、削除し、配信の解除をします。 あるいはメルマガというフォルダをつくり、そこに自動転送されるように設定します。
身辺がすっきりし、精神衛生にいいです。メルマガは勝手に送られてくるので、今後は衰退してくるはずです。流れは、読みたいときに読める媒体です。
- 迷惑メール
- ユーザーの意図に関係なく届く広告や勧誘などの電子メールのことで、スパムメール（spam mail）ともよばれます。
迷惑メールデータベース さまざまなスパムメールのデータや対応策
迷惑メールYahoo!
- 文字化け
- 【外国に出すメールの注意】
- ＯＳやメールソフトは各国の言語に対応しています。１バイトコードの半角英数字は各国にありますが、２バイトコードの全角文字は国によってはありません。文字化けを避けるため外国に出すメールには全角文字を使用すべきではありません。
- 【西欧言語の設定で表示した日本語の文字化け】
- ＯＳやブラウザは各国の言語に対応しています。2バイトコードの全角文字を、1バイトコードの西欧言語対応のブラウザで表示すると、2バイトのコードが1バイトずつ解釈されるので文字化けが起きます。
- 【日本語設定で表示したスペイン語の文字化け】
- ＯＳやブラウザは各国の言語に対応しています。1バイトコードの西欧コードで作られたスペイン語の文書を、2バイトコードの日本語用に設定したブラウザで表示すると、２文字分をあわせて１文字と解釈するので文字化けが起きます。
【半角カナの使用による文字化け】
- インターネットでは半角カナ文字を送信するルールがないので、使用すると文字化けすることがあります。掲示板システムなどで見られる文字化けの多くがこの理由によります。半角カナ文字はインターネットでは避けるべきです。
●記数英 ●あ ●か ●さ ●た ●な ●は ●ま ●ら ●わ
- 用件は1つにする
- １つのメールに用件は1つにします。用件が1つなら表題も1つですみます。
「21日の会場について」のメールに 「住所変更のお願い」などが書かれていたら、受け取った方はあとで探すのに手間ひまがかかります。
別の用件は別のメールで送ります。なぜか。郵便と違って、切手代はかからないからです。
- よろこびのメール
- ◇「うれしいお知らせありがとうございます。」
◇「入社以来のハッピエストデイです。ディスプレイの文字もほほえんでいます。」
●記数英 ●あ ●か ●さ ●た ●な ●は ●ま ●や ●わ
- 礼状→ お礼のメール
●わ
●記数英 ●あ ●か ●さ ●た ●な ●は ●ま ●や ●ら
リンク集と参考文献
